Beneficios de digitalizar la documentación corporativa
Cada vez son más las empresas e instituciones las que han optado por digitalizar el 100% de sus documentos físicos para ganar espacio en sus instalaciones, despejar archivos y sumarse a la era digital para resolver sus procesos de manera práctica, segura e imperecedera.
En GSI contamos con más de 30 años de experiencia en el mercado y más de 200 millones de documentos corporativos digitalizados en la región. Descubre los principales beneficios:
- Ahorro de tiempo. No buscará más en los archivadores de tu oficina, ya que podrá localizar documentos fácilmente desde su computadora o de forma remota, a través de la nube.
- Documentos importantes seguros.Digitalizar documentos y tenerlos en un servidor evita el peligro de perder una pieza importante. Cuando tienes cajas moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida por daños o extravío es muy alta.
- Ahorro de espacio.Trabajar en una oficina saturada de documentación es estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo y que todo sea más difícil de gestionar.
- Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos.
- Recuperación ante desastres.Muchas empresas no prevén que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si acontece un incendio? Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas.
- Imposible olvidar un documento importante. ¿Alguna vez has olvidado un documento crucial para presentarlo en una reunión? Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online evitará estos inconvenientes.
- Ahorro de dinero. Digitalizar todos los documentos de la empresa será costo de una sola vez. A partir de ahí no tienes que gastar dinero en bodegas ni en tiempo de tus colaboradores.
Fuente: www.kyoceradocumentsolutions.es
